Privacy Rights of Students Policy: FERPA

The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords students certain rights with respect to their education records.

These rights include:

  1. The right to inspect and review the student's education records within 45 days of the day the College receives a request for access. Students should submit to the registrar, dean, head of the academic department, or other appropriate official, written requests that identify the record(s) they wish to inspect. The College official will make arrangements for access and notify the student of the time and place where the
    records may be inspected. If the records are not maintained by the College official to whom the request was submitted, that official shall advise the student of the correct official to whom the request should be
    addressed.
  2. The right to request the amendment of the student's education records that the student believes are inaccurate or misleading. Students may ask the College to amend a record that they believe is inaccurate or misleading. They should write the College official responsible for the record, clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it is inaccurate or misleading. If the College decides not to amend the record as requested by the student, the College will notify the student of the decision and advise the student of his or her right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the student when notified of the right to a hearing.
  3. The right to consent to disclosures of personally identifiable information contained in the student's education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent. One exception, which permits disclosure without consent, is disclosure to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the College in an administrative, supervisory, academic or research, or support staff position (including law enforcement unit personnel and health staff); a person or company with whom the College has contracted (such as an attorney, auditor, or collection agent); a person serving on the Board of Trustees; or a student serving on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility.
  4. The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the College to comply with the requirements of FERPA. The name and address of the Office that administers FERPA is: Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, SW, Washington, DC, 20202-4605.

The Act provides that the College may release certain types of "Directory Information" unless the student submits a request in writing to the Registrar that certain or all such information not be released without his/her consent. Currently enrolled students may request that "Directory Information" be withheld by notifying the Registrar in writing each term or semester.

External entities have access to only the following directory information:

  1. Student’s name and dates of attendance.
  2. Student participation in officially recognized activities and sports including weight, height and high school of graduation of athletic team members.
  3. Degrees and awards received, including honors, scholarship awards, athletic awards and Dean’s List recognition.

Sole possession records are not considered part of the education record and are not subject to FERPA.

Appropriate college personnel as noted in No. 3 above have access to full address information.

The Federal Solomon Act requires colleges to release full directory information (including address) to U.S. Armed Forces.

A copy of the Family Educational Rights and Privacy Act (Sec. 438, P.L. 93-380) is available in the Office of Admissions & Records Building 10, Room 360.

La Política se los Derechos de los Estudiantes

El Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) les concede a los estudiantes ciertos derechos con referencia a sus historiales académicos. Se incluyen los siguientes:

  1. El derecho de inspeccionar y revisar el historial académico del estudiante dentro de 45 días después de que el College recibe la petición de acceso. El estudiante debe entregarle la petición escrita al registrador, el decano, el encabezado de departamento académico u otro oficial apropiado, identificando los documentos que desea revisar. El College hará lo necesario para facilitar la revisión y le confirmará al estudiante cuándo y dónde tendrá lugar. Si los documentos no están accesibles al oficial contactado por el estudiante, ese oficial le indicará al estudiante la persona a quien se tiene que dirigir.
  2. El derecho de pedir la enmendación de las entradas del historial académico que el estudiante estima erróneas o de falsas apariencias. Se debe escribirle al oficial responsable por el documento, identificando claramente la parte que desean enmendar, y especificando por qué la considera errónea o engañosa. Si el College decide no conceder lo pedido por el estudiante, le notificarán al estudiante y le informarán de su derecho a un juicio sobre su petición por una enmendación. Se le dará al estudiante información más detallada cuando se le avise del derecho al juicio.
  3. El derecho del consentimiento para revelar información personal identificable contenida en el historial académico, con la excepción de lo que FERPA autoriza sin consentimiento. Un ejemplo de tal excepción es el caso de los oficiales de la escuela que tienen legítimo interés educativo. Un oficial de la escuela es un empleado del College que ocupa un puesto administrativo, supervisorial, académico, investigador, o de otro servicio de apoyo (incluyendo el personal de seguridad y de salud pública); una persona contratada por el College (como un abogado, un monitor o un colector de deudas); una persona que sirve en la Junta de Fiduciarios; o un estudiante que sirve en un comité oficial (como el disciplinario o el de reclamos), o que ayuda a un oficial del colegio en el desempeño de su cargo. Un oficial de las escuela tiene legí- timo interés educativo si necesita revisar un historial académico a fin de cumplir con su responsabilidad profesional.
  4. El derecho de reclamar con el U.S. Department of Education el caso alegando que el College ha fallado en su deber de cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y direccion de la Oficina que administra FERPA es: Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, SW, Washington, DC, 20202-4605.

El Acta concede que el College revele ciertos tipos de “Información de Directorio” a menos que el estudiante entregue una petición por escrito que estipula que no se revele sin su consentimiento. Los estudiantes ya matriculados pueden dirigirse por escrito al Dean of Enrollment Services, pidiendo de semestre en semestre que no se revele esa información de directorio.

Entes ajenas al College tienen acceso únicamente a los siguientes datos de información de directorio:

  1. El nombre del estudiante y fechas de matricula;
  2. Su participación en actividades y deportes reconocidos inluyendo peso, estatura, y la secundaria de graduacion  o la agencia educativa o instituto educativo donde estudió los miembros de equipos atléticos.;
  3. Diplomas y premios recibidos incluyendo honores, becas, premios atleticos, y reconomiento de la lista de honores del Decano atléticos.

Records de posecion propia no son consideradoos parte de el record de educacion estudiantil y no estan sujetos a FERPA.

El personal apropiado del College (explicado en el párrafo 3 arriba) tienen acceso a la dirección completa del estudiante.

El Federal Solomon Act requiere que el College revele toda la información de directorio (inclusive la dirección) a las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos.

Una copia de FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act, Sec. 438, P.L. 93-380) está disponible durante las horas laborables normales en la Office of Admissions and Records, edificio 10, oficina 360.